Intro
La mia vita spesso è stata un casino. E tuttora un po’ lo è. Chi mi sta vicino lo sa. Sono sempre in movimento. Non sempre fisico, perché la pandemia ha generato il movimento virtuale. Per certi versi, mi si sono semplificate le cose, per altri versi, le fonti di stress si sono moltiplicate. E il casino è aumentato 😊.
La mia agenda è full, piena di impegni in presenza e virtuali. Qualcuno per consolarmi (grazie! 😊), mi sostiene dicendo che è normale per un imprenditore come per un manager. Gli impegni sono tanti e se li hai, sicuramente, significa che c’è lavoro. Se c’è lavoro la pagnotta è più assicurata. Vero. Ma …
Il valore dell’impegno
Ma vale la pena tutto questo impegno?
Nel tempo, ho imparato a navigare lo stress e a gestire al meglio i picchi di impegni. Ma il margine di rischio errore è sempre dietro l’angolo. Così in alcuni momenti mi siedo e cerco di rimettere le cose a posto. Ossia, provo a riordinare la mia scrivania mentale rimettendo in ordine le mie priorità.
Per me è particolarmente dura. Qualcuno può pensare che sia masochista o autolesionista. Mi piace il casino. Mi piace lo stress che le mille attività che faccio mi genera dentro. È una schicchera di … Serotonina. Una secchiata incredibilmente buona. Ma non mi fa bene quando la cerco troppo spesso.
Provo a spiegarmi meglio. Partiamo dai vantaggi che mi porta questo casino. Perché ahimè ci sono dei vantaggi e pure tanti. La schicchera di neurotrasmettitori è uno. Mi sento come se fossi un eroe che riesce a districarsi tra mille sfide. Mi sento forte, unico, un condottiero che affronta a viso aperto le cose.
Contemporaneamente, entra in gioco la Dopamina. Il piacere di realizzare cose difficili, sotto stress mi genera soddisfazione. Piacere realizzativo. Piacere creativo. Non so come accada, ma in queste situazioni riesco a tirar fuori idee e soluzioni nuove in velocità. La sindrome da foglio bianco sparisce.
Quindi, in questo stato alterato, produco e creo. Fico no?
Fico fino a quando non mi rendo conto che il mio cervello non è più in grado di fermarsi, perché è come se fosse in moto perpetuo. E questo saliscendi continuo mi fa scordare le cose più semplici e più importanti, che in quei momenti sembrano meno urgenti.
È come se mi trovassi in una cabina di regia, dove dirigo bene il film, faccio accadere le cose, ma non mi curo di chi mi sta intorno, delle persone che permettono al film di realizzarsi. E questo è un bel problema. Un problema di priorità.
Sono totalmente inebriato dai miei meccanismi che in quel momento non me ne accorgo per nulla. È brutto scriverlo qui. Metterlo per iscritto mi fa male, perché mi fa essere consapevole del dolore che causo a chi mi sta intorno. Dell’altra faccia della medaglia del piacere.
Faccio quel che fa bene a me, senza curarmi di ciò che può fare bene al “noi”. Nel mio lavoro spesso siamo in squadra, ma non sempre so fare squadra come vorrei e la responsabilità è tutta nel mio non saper gestire il mio stress da voglia di casino. Ma non può essere una scusa.
Rimettere a posto le cose
Ora come si può rimettere in ordine qualcosa di così contorto?
Si può utilizzando qualche accortezza manageriale. Utilizzando strumenti molto semplici ed efficaci. Uno di questi è la matrice di Eisenhower. Me l’hanno raccontata anni fa in Pfizer, alla mia prima avventura aziendale, quando mi fecero scoprire il libro di Stephen Covey “Le 7 regole per avere successo”.
Per quanto il titolo non avvicini le persone, sembra la solita americanata, il libro contiene spunti davvero interessanti. Ogni capitolo è dedicato a una regola e la terza è focalizzata proprio sulla gestione di situazioni come la mia. Il caos. La terza regola si chiama, infatti, dare precedenza alle priorità.
Come si fa, allora, a dare la precedenza alle priorità?
Si utilizza il metodo proposto anni prima dal generale Eisenhower. Uno schema semplice che ci fa riclassificare ciò che facciamo in modo diverso da come normalmente lo viviamo. Serve analizzare le attività che facciamo in termini di importanza e urgenza.
Infatti, per quanto certe volte sembrino collimare, importante e urgente non sono la stessa cosa (lo disse proprio Eisenhower). Le attività importanti sono quelle che ci fanno avvicinare ai nostri obiettivi, personali o professionali, e sono coerenti con gli scopi che ci guidano. I nostri scopi di valore.
Le attività urgenti, invece, richiedono una immediata attenzione perché manca poco tempo prima che l’attività venga chiusa in ritardo rispetto a quanto stabilito. Purtroppo, spesso, queste attività non sono nemmeno particolarmente strategiche per noi e magari servono addirittura al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Che palpebre direbbe mio figlio! 😊
Di solito, sono queste le attività che occupano la maggior parte della nostra attenzione. E tutto perché sappiamo che se non le completassimo ci sarebbero delle conseguenze spiacevoli a breve termine. E qui nasce la nostra incapacità di bloccarle.
Potere della distinzione
Saper distinguere la differenza tra le attività importanti e quelle urgenti ci fa superare la naturale tendenza a concentrarci su attività urgenti ma spesso poco importanti e ci guida nel riappropriarci della capacità di focalizzarci su ciò che è realmente importante per il successo nostro e della nostra organizzazione.
Qui è svelato il principale scopo della matrice di Einsenhower: inquadrare i compiti che abbiamo in programma all’interno di entrambe le categorie indicate nella matrice (che potete vedere nell’immagine sottostante).
Le attività pertanto possono essere classificate sia per urgenza che per importanza e possono così essere inserite all’interno delle 4 finestre della matrice. Ci sono Lavori a valore aggiunto, “Bombe a orologeria”, Seccature e Interruzioni. Nella matrice ci sono alcuni esempi che mi riguardano.
Vediamo nel dettaglio i quadranti in modo da comprendere meglio cosa li caratterizza:
Lavori a valore aggiunto
Quelli che si trovano in questo spazio sono i compiti importanti che servono per dare qualità al nostro lavoro che non sono ancora urgenti. Possiamo quindi pianificarli in modo strategico per raggiungere gli obiettivi personali e professionali.
A queste attività bisogna dedicare il tempo necessario, considerare nella pianificazione gli imprevisti e terminarle in anticipo, prima che passino nel quadrante “Bombe a orologeria”.
Presidiare bene queste attività rende il nostro lavoro migliore e ci permette di dedicarci a tutto ciò che realmente conta. Nel quadrante mio trovate cose che, a volte, faccio con molta fretta e me ne pento puntualmente.
Pensate a cose come progettare in modo condiviso con i colleghi, prendermi tempo per comprendere di cosa hanno bisogno, fare formazione e coaching per sviluppare le loro competenze o le mie. Lo stress da attività mi rende talvolta una brutta persona 😊.
“Bombe a orologeria”
Qui troviamo le attività importanti e urgenti. Le possiamo vedere all’interno di due sotto categorie: gli imprevisti e quelle che hai continuamente posticipato fino a farle diventare urgenti. Gli imprevisti sono imprevisti per cui come comportarsi?
Beh se per esempio lasciassimo la maggior parte delle attività nel quadrante Lavori a valore aggiunto, disporremmo di sufficiente tempo per gestirli 😊. Alcuni saranno comunque difficili da gestire, ma sentire di aver fatto tutto il possibile per non essere in urgenza ci regala comunque maggiore tranquillità.
Le attività che invece sono state troppo spesso posticipate, nel futuro potrebbero essere pianificate meglio per evitare di farle arrivare a scadenza. Più avanti parleremo del perché esiste in noi una tendenza a procrastinare alcune attività.
Seccature
Questa categoria di attività sarebbe bello cancellarla. Avete presente quando state facendo qualcosa e rispondete a una chiamata o leggete una mail che vi distrae o un post che vi rapisce l’attenzione? Ecco sono tutte attività a bassa importanza e a bassa urgenza. Andrebbero eliminate.
Puoi cancellarle dalla tua to do list o ignorarle. Alcune di queste però potrebbero essere attività non importanti per i tuoi obiettivi ma che dovresti comunque svolgere per accontentare le richieste di altri (magari un collega che sa che può appoggiarsi a noi). In questi casi, bisogna dire cortesemente di no, spiegando i motivi.
Non parliamo di singoli casi, ossia di richieste estemporanee che a volte possono accadere, parliamo di persone che puntualmente sfruttano la nostra disponibilità (nel mio caso è un errore frequente) anche quando potrebbero gestirsi in autonomia il problema.
È importante che chi ci sta intorno comprenda che la nostra disponibilità non deve andare a discapito dei nostri obiettivi e la spiegazione serve proprio per far comprendere questo aspetto (ed evitare che questo accumulo di robe esterne nel tempo si riduca al minimo).
Interruzioni
Le interruzioni sono quelle attività che sono arrivate a essere percepite come urgenti ma hanno una bassa importanza. Sarebbe importante provare a delegare ad altri o effettuarle in un altro momento, trovando un modo per rinegoziare le scadenze.
Spesso le interruzioni sono provocate da altre persone che collaborano con noi. In questi casi, quindi, possiamo o incoraggiarle a risolvere i loro problemi da sole o di cambiare scadenza per poter riorganizzare l’agenda, fornendo il nostro aiuto solo previa pianificazione puntuale e condivisa.
Non è tutto
Credo che questo argomento (e la matrice in particolar modo) sia molto diffuso a livello manageriale. Non so quanti corsi ci siano in giro per le aziende che parlino di classificare le proprie attività per evitare di farle finire tutte nel quadrante “Bombe a orologeria”.
Perché dopo cotanti corsi ancora non si è riusciti a trovare una soluzione?
Nella mia personale esperienza, il problema è legato a due aspetti. Da un lato dipende da come percepisco le attività. Alcune mi piacciono molto, mi fanno innamorare e mi ci dedico con passione, riuscendo a ricaricarmi mentre le svolgo e le completo in anticipo.
Altre, invece, non mi piacciono, generano in me emozioni non belle da vivere e le procrastino inconsciamente. A volte è legato all’interlocutore (non sempre tutti mi stanno simpatici😊) a volte proprio all’attività in sé. Ci sono attività che mi mettono stress più di altre.
Fare la nota spese, completare i documenti per una gara, … tanto per fare esempi di cose che non riesco ad apprezzare molto.
Dall’altro lato esiste un problema di capacità personale di concentrazione. Non siamo efficienti tutto il tempo allo stesso modo. Ci sono delle unità temporali che rappresentano bene la nostra capacità di rimanere decisamente concentrati. Non so quanto pensiate possa essere, ma non sono sicuramente 8 ore 😊.
Anni fa, mi imbattei in un documento on line molto simpatico e utile chiamato la tecnica del pomodoro (vi consiglio di guardare su internet di cosa si tratta) e ne trassi diversi spunti. Il primo è rappresentato dal pomodoro. Che cos’è vi domanderete voi un pomodoro? È l’unità temporale di cui vi ho parlato.
Si tratta di 25 min e l’idea di chiamarla pomodoro nasce dal timer della cucina che normalmente è rappresentato da un pomodoro. Francesco Cirillo, l’autore, lo aveva iniziato a utilizzare per monitorare la sua capacità di attenzione nello studio.
Questi 25 min senza interruzioni potevano essere davvero utili (dopo questi 25 min sarebbe utile fare una pausa di 5 min facendo qualcosa di completamente differente).
Il problema era cercare di bloccare le interruzioni esterne (mamma che entra e chiede se vuole qualcosa da mangiare, una chiamata imprevista, una matita che si rompe e va temperata, …) e quelle interne (io sono un mago nell’auto distrarmi facendo voli pindarici con la mente).
Il suo studio sul fattore attenzione lo fece arrivare a comporre la tecnica del pomodoro e a proporla come una funzionale metodologia di gestione del tempo. Bisogna riuscire a scomporre le cose da fare in unità temporali di 25 min e organizzare il tempo al fine di massimizzare la propria attenzione.
Pare facile a dirsi, ma è complesso a farsi. Le interruzioni sono tantissime e la possibilità di affrontare un intero pomodoro senza che ci sia un qualcosa che disturbi la nostra concentrazione non è semplice. Questo è uno dei motivi per cui mi ritrovo spesso a lavorare bene la mattina presto quando tutti dormono e posso non essere interrotto😊.
Con un po’ di disciplina possiamo comunque prenderci dei pomodori anche durante la giornata e efficientare il completamento delle nostre attività. Con un po’ di pratica, simile alla meditazione, è possibile vedere dei miglioramenti incredibili.
Ora, la matrice di Eisenhower non tiene conto di questi due fattori. E per me questo la rende poco applicabile per tutti. Invece da quando la utilizzo integrando anche questi due aspetti il miglioramento nella gestione delle mia attività è stato molto sensibile.
Non lavoro più sotto stress? No … Quella schicchera ancora mi capita di sentirla spesso. Però, ho scoperto che riesco a resettarmi più facilmente. Riprendo in mano le attività che devo completare e oltre all’urgenza e importanza specifico anche il grado di piacevolezza (verde per le cose che mi piacciono, giallo per quelle indifferenti, rosso per quelle che mi stressano particolarmente) e assegno a ogni attività quanti pomodori credo siano necessari per completarla.
Nella figura che trovate qui sotto, ho provato a integrare il grafico aggiungendo alle attività una bolla di diverse grandezze (più è grande più pomodori servono) e un colore.
Avere davanti questa matrice così composta mi aiuta a gestire in modo più efficiente il tempo, perché ad esempio, quando mi annullano una riunione, riesco subito a scegliere una nuova attività da completare guardando il tempo a disposizione.
In più, se mi sento particolarmente stanco e stressato, invece di prendere attività che alimentino il mio stress, ne scelgo una che mi piaccia. La cosa fantastica è che così facendo riduco il cortisolo e mi porto nuovamente in uno stato di equilibrio.
Lo so sembra complesso. Come tutti i cambiamenti all’inizio. Il valore che questo tipo di organizzazione si porta dietro però può spingerci a investire del tempo per sperimentarla.
Quando ci si abitua … Il gioco è fatto. Se riusciamo a farlo insieme è anche più divertente e soprattutto ci spingerà a rimettere in ordine le cose più belle e importanti. Come per esempio dare il giusto spazio a chi ci sta vicino e si batte per noi.
Per cui che mi dite? Ci vogliamo provare insieme a tenerci in equilibrio?